Jak být produktivnější? 20 tipů pro lepší time management

Jak stíhat více věcí za méně času? Jaké nástroje a triky vám pomůžou být produktivnější? A jak docílit toho, abyste dělali věci efektivně a zároveň vás práce i jakž takž bavila?

Kdybych měla vypíchnout jedno téma, na které mi od vás chodí nejvíc dotazů, byl by to kromě hubnutí a cestování právě time management. Studuji vysokou školu, bloguji a čas od času si k tomu přivydělávám prací na různých projektech, což znamená, že nemám žádnou pevnou pracovní dobu. Nejsem placená za počet hodin strávených v kanceláři, pracuji online a jednoduše řečeno, když nic nedělám, nemám na nájem. A na chleba. (A na kafe!)

A proto je pro mě dobrý time management opravdu hodně důležitý. Plánuji všechno. Pořád. Snažím se toho stíhat co nejvíc, občas plavu, jindy mám v diáři neplánované okno a nevím, co se sebou. Zkrátka a dobře, miluju, když mám pořád co dělat, v životě potřebuji lehkou míru stresu, adrenalin a představa celého dne stráveného doma je pro mě skoro noční můrou. Ale to už je jiný příběh.

Dnes jsem se rozhodla, že vám sepíšu mé osvědčené tipy a rady, které mi pomáhají stíhat všechny aktivity, které chci (a někdy i musím) dělat. Netvrdím, že je to nějaký zaručený návod, který vám obrátí život vzhůru nohama, ale věřím, že třeba někoho z vás inspirují a pomůžou vám splnit si svá nejen novoroční předsevzetí;

  1. Dělejte to, co vás baví. Jasně, ne vždycky je to možné. Zřejmě nikdy v životě nanajdeme práci, kterou budeme milovat od A do Z, ale pokud každé ráno vstáváme s nechutí, něco je špatně. Když budete mít v každém týdnu naplánovaných alespoň pár aktivit, které vám dělají radost, vše půjde hned líp. A když se tyhle činnosti stanou i náplní vaší práce a najdete své flow, máte vyhráno. Více jsem se vám o štěstí a fenoménu flow rozepsala v tomto článku, tak se můžete mrknout.
  2. Určete si své dlouhodobé cíle. Uznávám, tohle není moje silná stránka. Nicméně, studium marketingu a managementu mě naučilo, jak důležitý tenhle bod je, a věřte mi, že když při jejich sepisování aplikujete i metodu SMART, výsledky se dostaví.
  3. Všechno plánujte. Bez diáře bych byla naprosto ztracená. Plánuji jednotlivé pracovní úkoly, věci do školy, tréninky ve fitku, jógu, studium francouzštiny i kafe s přáteli. Pořád jsem věrná klasickému papírovému diáři a když si něco zapíšu, tak to platí. I když se mi zrovna nechce na trénink nebo vyřizovat maily, držím se hesla, že co je psáno, to je dáno. Přes to prostě nejede vlak.
  4. Najděte si vyhovující diář. Kde? Minulý rok jsem používala velký diář od Blackbrick, letos jsem neodolala tomuhle rozkošnému od Epipi. Skvělé diáře najdete taky na e-shopu holek z A Cup of Style nebo u české značky Mocer.
  5. Vstávejte brzy. I o víkendech. Týden většinou nerozlišuji na víkendy a pracovní dny, protože právě o víkendech toho stihnu ze všeho nejvíc. S tím se váže i fakt, že každý den vstávám ve stejnou dobu, abych ráno a dopoledne, kdy jsem nejproduktivnější, využila na maximum. Možná to zní děsivě, ale věřte mi, že po pár týdnech už se budete budit automaticky a s úsměvem na tváři.
  6. Pište si podrobné to-do listy. Když máte před sebou nějaký složitý úkol, rozdělte si ho na menší položky a ty si pak postupně odškrtávejte. Je to mnohem větší motivace, než když před sebou máte pořád jen jednoho obřího strašáka.
  7. Nic neodkládejte. Pokud nejde o nějakou opravdu výjimečnou situaci, věci, které jste si naplánovali, neodkládejte. Udělat je stejně musíte a jak jsem vám psala v článku o tom, jak bojuji s prokrastinací, není čas ztrácet čas. Nikdy nevíte, co se může stát.
  8. Pamatujte si, že multitasking vám nepomůže dokončit věci rychleji. Spíš naopak.
  9. Choďte spát před půlnocí. Kvalitní spánek je pro naše tělo i mozek esenciální a zanedbávat ho se nevyplácí. Fakt.
  10. Dávejte si své vlastní deadliny. Kdykoliv mám nějaký termín, do kdy musím odevzdat práci, stanovím si vlastní datum (většinou tak tři dny před opravdovým deadlinem) a toho se držím. Když se něco pokazí, mám pak alespoň čas to napravit.
  11. Stanovte si splnitelné denní cíle. Den bude mít pokaždé jen 24 hodin a proto si plánujte jen tolik věcí, kolik opravdu zvládnete. V opačném případě budete demotivovaní, vyčerpaní a nic dobrého to nepřinese.
  12. Dávejte si pauzy. Na kafe, na jídlo… však vy si něco najdete.
  13. Stáhněte si aplikace, které vám k produktivitě pomůžou. Pár jich najdete třeba zde.
  14. Nainstalujte si Forest. A pokud mám vypíchnout jen jednu aplikaci, která vám pomůže soustředit se na práci, bude to jednoznačně Forest. Dostupná v App Store i Google Play.
  15. Nebojte se říkat ne. Vím, není to lehké (a sama to pořád neumím), ale musíme si uvědomit, že jednoduše nemůžeme vyhovět všem.
  16. Vyzkoušejte bullet journaling. Pokud vám to-do listy a diáře nevyhovují, možná vás zachrání právě metoda BuJo.
  17. Nezapomínejte na kvalitní stravu. Naše tělo funguje jako motor a bez kvalitního paliva se nikam nedostaneme. Jídlo je opravdu alfou a omegou všeho, co děláme, proto jeho úlohu nepodceňujte. Pokud by vás zajímalo víc na téma zdravého stravování, prozkoumejte články v rubrice Ne Hladu, kterou jsem vytvořila ve spolupráci s nutričními terapeutkami.
  18. Stanovte si priority. Pomoct vám k tomu může třeba Eisenhowerova matice.
  19. Odpočívejte.
  20. Pijte kafe. Protože kafe je láska. A parťák pro všechno.

A abych tady ze sebe nedělala rozumbradu sama, přizvala jsem si na pomoc pět českých blogerek, které mi prozradily, co pomáhá k lepší organizaci času jim;

Weef z blogu Weef’s World

Nedokážu si představit svůj život bez online kalendáře. Podle mě je to nejzásadnější pomůcka v organizaci mého času, a tím nemyslím jen času pracovního, ale i osobního. Zároveň taky nemyslím jen dlouhodobé akce, ale i plán celého dne. Miluju spontánní zážitky – ty k mému životu patří, ale čím dál tím víc si uvědomuju, že pro dosažení určitých snů, ale i základních potřeb a představ o trávení času s rodinou a přáteli, je důležité si plánovat. Takový TIP je sdílený kalendář s druhou polovičkou, to skvěle funguje. 🙂 K produktivitě obecně jen mohu říct, že začít tím nejtěžším a dát si třeba jen slib, že vydržíte 15 minut, je způsob, jak mít efektivněji splněno. Nejhorší totiž je se k tomu DOKOPAT, že?

Kačí z blogu Smooth & Cooking

Jelikož jsem na mateřské dovolené, tak můj čas organizuje můj syn Tobínek. Tedy přímo time management nefunguje. Ale jsou dvě věci, které mi hodně pomáhají: psát a dělat to, co mě opravdu baví, a pak nemám problém využít jakoukoliv volnou chvilku. A deadline. Tedy vést si tabulku toho, co je potřeba a kdy odevzdat či dodělat.

Ale celkově u mě asi funguje nejvíc to, pustit se do daného projektu a pak ho ihned zpracovat, dělat to ve chvíli, kdy to mám čerstvě v hlavě a lépe se o tom píše a upravují se fotky. Jakmile je to s odstupem, tak se hůře vzpomíná a také tu danou fotku už vidím třeba jinak a nejraději bych jí přefotila. 🙂

Aneta Synková

Pro mě je největší priorita cítit se dobře. Vím, že nic nevytvořím, pokud si ten den nezacvičím, nejdu plavat, nebo neprokládám práci procházkami. A samozřejmě dostatek zdravého jídla. Takže dostatek pohybu a správného jídla jsou mým klíčem k úspěchu. Samozřejmě se také snažit nenechávat práci na poslední chvíli a nejlépe všechno vyřídit hned.

Domča Pokludová

Tak jsem se zamyslela nad tím, jak moc jsem (ne)pracovala tento týden. Hned na úvod na sebe prásknu, že jsem strašnej prokrastinátor a úplný opak workoholika (tebe Veru). Nechci říct, že jsem na práci líná, ale jenom umím naprosto bravůrně všechno odkládat na potom a pak se utápím v tom, jak neschopná a k ničemu jsem.

Od toho mi ale v poslední době pomáhá nejvíc to-do list. Nesmí být nesmyslně dlouhý a nereálný. To pak jsem v začarovaném kruhu, kdy se na to všechno radši vykašlu anebo si pustím seriál, abych se předem odměnila za to, co mě čeká, ale většinou to skončí u další celé série. Takže rada číslo jedna: reálné to-do’s, které si musím VŽDYCKY odškrtávat. To jak položky mizí, mě strašně baví a motivuje dál a dál, dokud nemám co odškrtávat.

A mým druhým tipem je najít si jeden čas a místo, kde budete pracovat. Zjistila jsem, že když si ráno přivstanu o 2-3 hoďky, tak se mi pracuje ze všeho nejlíp. Nikdo a nic mě od toho neruší (protože všichni rádi spí), udělám si k tomu kafe a začnu maily a dále se vrhnu do psaní článků. Stal se z toho takový milý rituál. Přes den na práci často nemám čas, protože všude možně lítám a takhle si můžu z diáře odškrtnout další políčko už v 7 ráno a mám ze sebe fakt dobrý pocit.

Tímto s tipy končím, protože dál jsem ve svém výzkumu zklamala a klasicky šla na něco koukat :D.

Kačí z blogu My Cooking Diary

Za mě jediný, co pomáhá, je odejít z bytu. Doma toho udělám vždycky strašně málo.

A co pomáhá k lepšímu time managementu vám? Budu moc ráda za jakékoliv další tipy!

Veronika ♥

Líbil se vám článek? Pošlete ho dál!

13 Komentáře

  1. 20.1.2019 / 22:53

    Na letošní rok jsem si založila BuJo. Mám tam tak vše, co chci a jak chci:) Hodně mě ale žene i nějaká odměna. Například teď jsem si řekla, že pokud se dostanu do dalšího semestru a udělám všechny zkoušky, koupím si MacBook.

  2. Michaela
    20.1.2019 / 23:06

    Perfektny clanok ❤️

  3. 21.1.2019 / 9:00

    Skvělý, často přemýšlím nad tím, že bych chtěla pracovat z domu a pak si uvědomím, jak moc by mě to tam rušilo a jestli bych se tam dokázala soustředit. Takže jsem si teď stáhla Forest, líbí se mi, že opravdu potom nechají vysadit stromy. To od listy si píšu úplně na všechno a to i o víkendu, abych stihla všechno uklidit a pak mám ten nejlepší pocit, když je vše odškrtané a třeba i něco navíc hotové 😀

    • 21.1.2019 / 11:58

      Baru, já doma pracovat nedokážu, vždycky mě tam něco rozptyluje:) A s těmi to-do listy to mám podobně, i uklízení si tam píšu:D

  4. Viktorie
    21.1.2019 / 16:32

    Kéž bych byla tak pracovitá jak ty, Veru…Jaká je tvoje celková motivace tak důsledně pracovat? Uznávám, tohle mi možná nevysvětlíš, asi je to o povaze 😀 Ale víc takových článků!

    • 21.1.2019 / 21:00

      Viktorko, tak hlavní motivací je pro mě asi vydělat na nájem a na jídlo:D Ale když se nad tím zamyslím, hlavním motivátorem asi bude to, že mě práce (většinou) baví. Když se pustím do nějakého projektu, dám do toho všechno. Vlastně ani neodlišuji pracovní dobu a čas po práci. Je to můj život. Netvrdím, že je to tak dobře nebo že to tak budu mít napořád, ale momentálně to tak mám nastavené:)

  5. 22.1.2019 / 0:47

    Skvelé tipy. Ja som si vzdy nejaky diar kupila a nikdy som ho nejak nepouzila. Minuly rok sa to alw zmenilo. Kupila som si pekny akurat maly diarik a zacala zapisovat. Urobila som si kur na nechty a kedykolvek ku mne ma prist zakaznicka, vzdy ho mam po ruke a viem, kedy kto pride a kedy nemam cas atd. Teraz som si kupila presne rovnaky diar len v inej farbe a uz veselo zapisujem. Posledny bod o kave schvalujem haha a inak jedine co ja neviem je povedat nie.. nie som ten typ osoby, ale uz sa pomaly do toho dostavam. A vstavanie skor bol moj ciel na 2019, pretože chodim neskoro spat a potom spim do obeda a do prace utekam na 4tu poobede a hresim v hlave preco som nevstala skor a mala nieco zo svoho dna… 🙂

    http://www.sinnamona.blogspot.com

  6. Martina
    23.1.2019 / 10:36

    No…to jsou takové lifestylové neustále opakované větičky…co na to říct. Postrádá to realitu.

  7. 23.1.2019 / 18:38

    Podle mě je nejlepší být pořád „v zápřahu“, a teď nemyslím jen práci… Mám fakt ozkoušeno, že když jdu ráno do práce, pak si zajdu s přáteli na kafe a se psem na procházku, mám pak furt ještě náladu umýt večer nádobí a dát vyprat prádlo 😀 Kdežto když mám nějaký den celý volno, neudělám skoro nic… A souhlas s Kačí, vypadnout z baráku 😀
    Měj se krásně, Verů 🙂

  8. Olga
    24.1.2019 / 17:45

    Me pomaha nedelat nekolik veci najednou – bud to uklid nebo prace. Cim vic veci delas najednou, tim pravdepodobnejsi, ze poradne neudelas zadnou. Takze uklizim postupne v kazde mistnosti (a nebeham jako driv po celem byte ve snazich sem tam neco utrit). Co se tyce praci, take delam jednu vec od zacatku do konce, i kdyz vzdy potka me hodne moznosti „odbocit“.

  9. 10.2.2019 / 22:35

    Pěkný článek, dost věcí z toho seznamu dělám, včetně generála Eisenhowera 😀 Opravdu funkční metoda, jak zvýšit efektivitu a optimalizovat time-managemnet je zcela jednoduchá: „pořiďte“ si miminko. Uvidíte, jak se Vaše efektivita zvýší na maximální úroveň. Ten, kdo to již udělal, dá mi jistě za pravdu 🙂 Aza

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna.

Přejít k navigační liště

Copak hledáte?